Eigentümerversammlung der WEG vorbereiten – Leitfaden für Verwalter

Wer lädt ein – und wie oft wird getagt?

Zur Eigentümerversammlung lädt der Verwalter ein (§24 Abs. 1 WEG). Mindestens einmal jährlich muss eine ordentliche Versammlung stattfinden – meist zur Beschlussfassung über die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan. Eine außerordentliche Versammlung ist einzuberufen, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer das in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt (§24 Abs. 2 WEG).

Fehlt ein Verwalter, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein dazu ermächtigter Eigentümer einberufen. Eine fehlerhafte Einberufung durch einen Unbefugten macht die Beschlüsse anfechtbar.

Welche Frist und Form gelten für die Einladung?

Die Einladung muss in Textform erfolgen; die Frist soll seit der WEG-Reform 2020 mindestens drei Wochen betragen, kürzer nur bei besonderer Dringlichkeit (§24 Abs. 4 WEG). Sie muss eine konkrete Tagesordnung enthalten – über Punkte, die nicht angekündigt wurden, darf grundsätzlich kein wirksamer Beschluss gefasst werden (§23 Abs. 2 WEG).

Punkt	Anforderung	Grundlage
Frist	mindestens drei Wochen vor dem Termin (Zugang, nicht Versand); kürzer nur bei besonderer Dringlichkeit	§24 Abs. 4 Satz 2 WEG
Form	Textform genügt – E-Mail oder Brief, keine Unterschrift nötig	§24 Abs. 4 Satz 1 WEG
Inhalt	Ort, Zeit und vollständige, konkret formulierte Tagesordnungspunkte	§23 Abs. 2 WEG
Beschlussvorlagen	so präzise, dass über sie abgestimmt werden kann	Empfehlung
Vollmachten	Textform	§25 Abs. 3 WEG

Wann ist die Eigentümerversammlung beschlussfähig?

Eine wichtige Änderung der Reform 2020: Die Eigentümerversammlung ist heute unabhängig von der Zahl der vertretenen Miteigentumsanteile beschlussfähig. Das frühere Quorum (mehr als die Hälfte der Anteile) und die Notwendigkeit einer Wiederholungsversammlung sind entfallen.

In der Praxis heißt das: Die Versammlung kann auch dann wirksam Beschlüsse fassen, wenn nur wenige Eigentümer erscheinen. Umso wichtiger ist eine rechtzeitige, vollständige Einladung, damit alle die Chance zur Teilnahme hatten.

Welche Mehrheiten gelten?

Für die meisten Beschlüsse genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Seit der Reform können auch bauliche Veränderungen grundsätzlich mit einfacher Mehrheit beschlossen werden – die Kosten tragen dann allerdings differenziert je nach Zustimmung und Nutzen die jeweiligen Eigentümer (§21 WEG).

Beschlussgegenstand	Erforderliche Mehrheit	Grundlage
Laufende Verwaltung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung	Mehrheit der abgegebenen Stimmen	§25 Abs. 1 WEG
Bauliche Veränderungen	Mehrheit der abgegebenen Stimmen; die Kostenverteilung richtet sich nach §21 WEG	§20 Abs. 1, §25 Abs. 1 WEG
Virtuelle Eigentümerversammlung	mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen	§23 Abs. 1a WEG
Beschluss ohne Versammlung (Umlaufbeschluss)	Zustimmung aller Eigentümer in Textform; für einen einzelnen Gegenstand können die Eigentümer beschließen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt	§23 Abs. 3 WEG
Eingriffe in das Sondereigentum, Änderung der Gemeinschaftsordnung	Allstimmigkeit oder Vereinbarung	–

Bei baulichen Veränderungen entscheidet die Mehrheit zugleich über die Kosten: Alle Eigentümer tragen sie nur, wenn der Beschluss mit mehr als zwei Dritteln der abgegebenen Stimmen und der Hälfte aller Miteigentumsanteile gefasst wurde und die Kosten nicht unverhältnismäßig sind – oder wenn sich die Kosten in angemessener Zeit amortisieren (§21 Abs. 2 WEG). Sonst zahlen die Eigentümer, die die Maßnahme beschlossen haben (§21 Abs. 3 WEG).

Zum Stimmprinzip: Nach dem Gesetz hat jeder Wohnungseigentümer eine Stimme (§25 Abs. 2 WEG). Die Gemeinschaftsordnung kann stattdessen nach Miteigentumsanteilen oder Einheiten zählen.

Ist eine virtuelle Eigentümerversammlung zulässig?

Ja, in zwei Formen. Per Beschluss kann die Gemeinschaft zulassen, dass Eigentümer ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilnehmen und ihre Rechte ganz oder teilweise elektronisch ausüben (§23 Abs. 1 Satz 2 WEG). Die Versammlung findet dann weiter an einem Ort statt, ein Teil der Eigentümer ist zugeschaltet.

Eine rein virtuelle Versammlung ohne Versammlungsort setzt einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen voraus (§23 Abs. 1a WEG). Er gilt für längstens drei Jahre ab Beschlussfassung. Die virtuelle Versammlung muss bei Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.

Für Beschlüsse, die vor dem 1. Januar 2028 gefasst werden, gilt eine Übergangsregel: Bis einschließlich 2028 muss weiterhin mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfinden, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten (§48 Abs. 6 WEG). Ein Verstoß macht die in der virtuellen Versammlung gefassten Beschlüsse weder nichtig noch anfechtbar.

Für die Vorbereitung heißt das: Prüfen Sie vor der Einladung, ob ein gültiger Beschluss vorliegt und wann seine Dreijahresfrist endet. Nennen Sie in der Einladung statt des Ortes den Zugangsweg.

Was gehört ins Protokoll und in die Beschluss-Sammlung?

Über die Versammlung ist ein Protokoll zu führen, das unverzüglich zu erstellen und von dem Vorsitzenden sowie einem Eigentümer (und ggf. dem Beiratsvorsitzenden) zu unterschreiben ist (§24 Abs. 6 WEG). Es dokumentiert die gefassten Beschlüsse im Wortlaut und die Abstimmungsergebnisse.

Zusätzlich muss der Verwalter eine fortlaufende Beschluss-Sammlung führen (§24 Abs. 7 WEG): jeder Beschluss mit Datum, Wortlaut und Angabe, ob er bestandskräftig, aufgehoben oder für ungültig erklärt wurde. Sie ist die verbindliche Referenz für alle aktuell geltenden Beschlüsse und muss jedem Eigentümer auf Verlangen zugänglich sein.

Für das Protokoll zählt auch die Zeit: Eine Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden (§45 WEG). Die Eigentümer sollten die Niederschrift deshalb deutlich vor Ablauf dieser Frist erhalten.

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