Eigentümerversammlung der WEG vorbereiten – Leitfaden für Verwalter
Die Eigentümerversammlung ist das zentrale Entscheidungsorgan der Wohnungseigentümergemeinschaft. Wer als Verwalter einlädt, muss Fristen, Form und die Vorgaben des reformierten WEG genau beachten – sonst sind gefasste Beschlüsse anfechtbar. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie korrekt einladen, die Tagesordnung aufstellen, die Beschlussfähigkeit sichern und Protokoll sowie Beschluss-Sammlung ordnungsgemäß führen.
Wer lädt ein – und wie oft wird getagt?
Zur Eigentümerversammlung lädt der Verwalter ein (§24 Abs. 1 WEG). Mindestens einmal jährlich muss eine ordentliche Versammlung stattfinden – meist zur Beschlussfassung über die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan. Eine außerordentliche Versammlung ist einzuberufen, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer das schriftlich verlangt.
Fehlt ein Verwalter, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein dazu ermächtigter Eigentümer einberufen. Eine fehlerhafte Einberufung durch einen Unbefugten macht die Beschlüsse anfechtbar.
Einladung: Frist, Form und Tagesordnung
Die Einladung muss in Textform erfolgen und seit der WEG-Reform 2020 mindestens drei Wochen vor der Versammlung zugehen (§24 Abs. 4 WEG). Sie muss eine konkrete Tagesordnung enthalten – über Punkte, die nicht angekündigt wurden, darf grundsätzlich kein wirksamer Beschluss gefasst werden.
- →Frist: mindestens drei Wochen vor dem Termin (Zugang, nicht Versand)
- →Form: Textform genügt – E-Mail oder Brief, keine Unterschrift nötig
- →Inhalt: Ort, Zeit und vollständige, konkret formulierte Tagesordnungspunkte
- →Beschlussvorlagen sollten so präzise sein, dass über sie abgestimmt werden kann
Beschlussfähigkeit nach der WEG-Reform
Eine wichtige Änderung der Reform 2020: Die Eigentümerversammlung ist heute unabhängig von der Zahl der vertretenen Miteigentumsanteile beschlussfähig. Das frühere Quorum (mehr als die Hälfte der Anteile) und die Notwendigkeit einer Wiederholungsversammlung sind entfallen.
In der Praxis heißt das: Die Versammlung kann auch dann wirksam Beschlüsse fassen, wenn nur wenige Eigentümer erscheinen. Umso wichtiger ist eine rechtzeitige, vollständige Einladung, damit alle die Chance zur Teilnahme hatten.
Welche Mehrheiten gelten?
Für die meisten Beschlüsse genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Seit der Reform können auch bauliche Veränderungen grundsätzlich mit einfacher Mehrheit beschlossen werden – die Kosten tragen dann allerdings differenziert je nach Zustimmung und Nutzen die jeweiligen Eigentümer (§21 WEG).
- →Einfache Mehrheit: laufende Verwaltung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, bauliche Veränderungen
- →Allstimmigkeit/Vereinbarung: Eingriffe in das Sondereigentum oder Änderung der Gemeinschaftsordnung
- →Stimmprinzip: nach Köpfen, Miteigentumsanteilen oder Einheiten – je nach Gemeinschaftsordnung
Protokoll und Beschluss-Sammlung
Über die Versammlung ist ein Protokoll zu führen, das unverzüglich zu erstellen und von dem Vorsitzenden sowie einem Eigentümer (und ggf. dem Beiratsvorsitzenden) zu unterschreiben ist (§24 Abs. 6 WEG). Es dokumentiert die gefassten Beschlüsse im Wortlaut und die Abstimmungsergebnisse.
Zusätzlich muss der Verwalter eine fortlaufende Beschluss-Sammlung führen (§24 Abs. 7 WEG): jeder Beschluss mit Datum, Wortlaut und Angabe, ob er bestandskräftig, aufgehoben oder für ungültig erklärt wurde. Sie ist die verbindliche Referenz für alle aktuell geltenden Beschlüsse und muss jedem Eigentümer auf Verlangen zugänglich sein.
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Aus den Ergebnissen erzeugt ImmoApp das Protokoll und schreibt jeden Beschluss automatisch in die fortlaufende Beschluss-Sammlung – mit Status und Datum. So haben Sie und jeder Eigentümer jederzeit den aktuellen, rechtssicheren Stand aller Beschlüsse im Blick.
Häufige Fragen
Wie lange vorher muss zur Eigentümerversammlung eingeladen werden?
+
Seit der WEG-Reform 2020 muss die Einladung mindestens drei Wochen vor dem Termin zugehen (§24 Abs. 4 WEG). Maßgeblich ist der Zugang bei den Eigentümern, nicht der Versand. Die Einladung erfolgt in Textform mit konkreter Tagesordnung.
Ist die Versammlung auch bei wenigen Teilnehmern beschlussfähig?
+
Ja. Seit der Reform ist die Eigentümerversammlung unabhängig von der Zahl der vertretenen Miteigentumsanteile beschlussfähig. Das frühere Quorum und die Wiederholungsversammlung sind entfallen – schon wenige anwesende Eigentümer können wirksam Beschlüsse fassen.
Kann über Punkte abgestimmt werden, die nicht auf der Tagesordnung stehen?
+
Grundsätzlich nein. Über nicht angekündigte Punkte darf kein wirksamer Beschluss gefasst werden, weil die Eigentümer sich nicht darauf vorbereiten konnten. Solche Beschlüsse sind anfechtbar. Diskutieren ist möglich, ein Beschluss gehört aber auf die nächste Tagesordnung.
Was ist die Beschluss-Sammlung?
+
Eine fortlaufende Sammlung aller WEG-Beschlüsse (§24 Abs. 7 WEG), die der Verwalter führen muss – mit Datum, Wortlaut und Status (bestandskräftig, aufgehoben, für ungültig erklärt). Sie ist die verbindliche Referenz für alle geltenden Beschlüsse und jedem Eigentümer auf Verlangen zugänglich.
Wer unterschreibt das Versammlungsprotokoll?
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Der Vorsitzende der Versammlung und ein Wohnungseigentümer sowie – falls vorhanden – der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter (§24 Abs. 6 WEG). Das Protokoll ist unverzüglich nach der Versammlung zu erstellen.