Heizkostenabrechnung erstellen – nach Heizkostenverordnung korrekt abrechnen
Die Heizkostenabrechnung folgt eigenen, strengen Regeln: Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) schreibt vor, dass ein großer Teil der Kosten verbrauchsabhängig verteilt werden muss. Wer das missachtet, riskiert ein Kürzungsrecht des Mieters von 15 %. Dieser Ratgeber erklärt, wie Sie die Heizkosten korrekt erfassen, zwischen Heizung und Warmwasser trennen, den richtigen Verteilungsmaßstab wählen und typische Fehler vermeiden.
Warum die Heizkosten gesondert abgerechnet werden
Heiz- und Warmwasserkosten sind zwar umlagefähige Betriebskosten, unterliegen aber zusätzlich der Heizkostenverordnung. Diese verlangt eine verbrauchsabhängige Abrechnung, damit Mieter durch sparsames Heizen ihre Kosten beeinflussen können. Deshalb tauchen die Heizkosten in der Nebenkostenabrechnung als eigener, gesondert ermittelter Block auf.
Die HeizkostenV geht den allgemeinen Regeln zur Betriebskostenabrechnung vor: Selbst wenn im Mietvertrag eine reine Flächenverteilung vereinbart wäre, müssten Sie trotzdem überwiegend nach Verbrauch abrechnen.
Verbrauchsabhängig vs. Grundkosten: die 50–70-%-Regel
Die HeizkostenV schreibt vor, dass 50 bis 70 % der Heiz- und Warmwasserkosten nach erfasstem Verbrauch verteilt werden müssen. Den Rest (Grundkosten, 30–50 %) verteilen Sie nach einem festen Maßstab wie der Wohnfläche. Üblich und in vielen Fällen vorgeschrieben ist die Aufteilung 70 % Verbrauch / 30 % Grundkosten.
- →Verbrauchsanteil (50–70 %): nach Heizkostenverteilern oder Wärmemengenzählern je Wohnung
- →Grundkostenanteil (30–50 %): nach Wohnfläche (qm) der jeweiligen Wohnung
- →70/30 ist zwingend bei bestimmten Gebäuden (z.B. gut gedämmte Häuser nach EnEV/GEG)
Erfassungsgeräte: Pflicht und Fernablesbarkeit
Für die verbrauchsabhängige Verteilung brauchen Sie Erfassungsgeräte: Heizkostenverteiler an den Heizkörpern oder Wärmemengenzähler, für Warmwasser Warmwasserzähler. Seit der Novelle 2021 müssen neu installierte Geräte fernablesbar sein, und Mieter erhalten unterjährig monatliche Verbrauchsinformationen.
Fehlt eine korrekte Verbrauchserfassung ganz, dürfen Sie ausnahmsweise rein nach Fläche abrechnen – der Mieter darf dann aber pauschal 15 % kürzen. Dieses Kürzungsrecht gilt auch, wenn Sie zwar Geräte haben, aber gegen die Verteilungsregeln der HeizkostenV verstoßen.
Heizung und Warmwasser trennen
Wird das Warmwasser zentral über die Heizungsanlage erzeugt, müssen Sie die Kosten für Heizung und Warmwasser rechnerisch trennen. Seit 2014 ist dafür grundsätzlich ein Wärmemengenzähler vorgeschrieben, der die auf das Warmwasser entfallende Wärmemenge separat misst.
Erst nach dieser Trennung verteilen Sie beide Blöcke jeweils nach der 50–70-%-Regel. Eine fehlende oder unzulässig geschätzte Trennung ist ein häufiger Grund für angreifbare Abrechnungen.
Die häufigsten Fehler bei der Heizkostenabrechnung
Diese Fehler eröffnen dem Mieter das 15-%-Kürzungsrecht oder machen die Abrechnung angreifbar:
- →Rein nach Wohnfläche statt verbrauchsabhängig abgerechnet
- →Verbrauchsanteil außerhalb des 50–70-%-Korridors gewählt
- →Warmwasser nicht per Wärmemengenzähler von der Heizung getrennt
- →Abrechnungszeitraum überschreitet zwölf Monate
- →Frist von zwölf Monaten zur Zustellung verpasst (wie bei den übrigen Nebenkosten)
Heizkostenabrechnung mit ImmoApp
ImmoApp übernimmt die Ablesewerte Ihres Messdienstleisters, trennt Heizung und Warmwasser, wendet den gewählten 50–70-%-Schlüssel an und verteilt die Grundkosten nach Wohnfläche – die Heizkosten fließen dann automatisch als korrekter Block in die Gesamt-Nebenkostenabrechnung jedes Mieters.
Weil die Software die Vorgaben der HeizkostenV kennt, warnt sie, wenn ein Verteilungsmaßstab unzulässig ist oder die Zwölf-Monats-Frist näher rückt. So vermeiden Sie das 15-%-Kürzungsrecht und sparen sich die Detailrechnerei je Wohnung.
Häufige Fragen
Wie viel der Heizkosten muss verbrauchsabhängig sein?
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Zwischen 50 und 70 % der Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach erfasstem Verbrauch verteilt werden, der Rest als Grundkosten nach Wohnfläche. In vielen Fällen – etwa bei gut gedämmten Gebäuden – ist die Aufteilung 70 % Verbrauch / 30 % Grundkosten zwingend.
Was passiert, wenn ich nicht verbrauchsabhängig abrechne?
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Der Mieter darf seinen Heizkostenanteil pauschal um 15 % kürzen (§12 HeizkostenV). Das gilt sowohl, wenn gar keine Verbrauchserfassung erfolgt, als auch bei Verstößen gegen die Verteilungsregeln der Heizkostenverordnung.
Muss ich Heizung und Warmwasser getrennt abrechnen?
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Ja, wenn das Warmwasser zentral über die Heizungsanlage erzeugt wird. Seit 2014 ist dafür grundsätzlich ein Wärmemengenzähler vorgeschrieben, der die auf das Warmwasser entfallende Wärmemenge separat erfasst.
Gilt für die Heizkostenabrechnung dieselbe Frist?
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Ja. Wie bei der übrigen Nebenkostenabrechnung müssen Sie die Heizkostenabrechnung dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen, sonst sind Nachforderungen nicht mehr durchsetzbar (§556 Abs. 3 BGB).
Müssen die Zähler fernablesbar sein?
+
Seit der Novelle 2021 müssen neu installierte Erfassungsgeräte fernablesbar sein; bestehende Geräte sind bis Ende 2026 nachzurüsten oder zu ersetzen. Zudem müssen Mieter bei fernablesbaren Geräten monatliche unterjährige Verbrauchsinformationen erhalten.