Heizkostenabrechnung erstellen – nach Heizkostenverordnung korrekt abrechnen

Warum werden Heizkosten gesondert abgerechnet?

Heiz- und Warmwasserkosten sind zwar umlagefähige Betriebskosten, unterliegen aber zusätzlich der Heizkostenverordnung. Diese verlangt eine verbrauchsabhängige Abrechnung, damit Mieter durch sparsames Heizen ihre Kosten beeinflussen können. Deshalb tauchen die Heizkosten in der Nebenkostenabrechnung als eigener, gesondert ermittelter Block auf.

Die HeizkostenV geht den allgemeinen Regeln zur Betriebskostenabrechnung vor: Selbst wenn im Mietvertrag eine reine Flächenverteilung vereinbart wäre, müssten Sie trotzdem überwiegend nach Verbrauch abrechnen. Ausgenommen sind nur Gebäude mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt (§2 HeizkostenV).

Wie viel der Heizkosten muss nach Verbrauch verteilt werden?

Die HeizkostenV schreibt vor, dass 50 bis 70 % der Heiz- und Warmwasserkosten nach erfasstem Verbrauch verteilt werden müssen. Den Rest (Grundkosten, 30–50 %) verteilen Sie nach einem festen Maßstab wie der Wohnfläche. Üblich und für bestimmte ältere Gebäude vorgeschrieben ist die Aufteilung 70 % Verbrauch / 30 % Grundkosten.

Kostenblock	Nach Verbrauch	Rest (Grundkosten)	Grundlage
Heizung	50–70 % nach erfasstem Wärmeverbrauch (Heizkostenverteiler oder Wärmezähler)	30–50 % nach Wohn- oder Nutzfläche oder umbautem Raum	§7 Abs. 1 HeizkostenV
Heizung in bestimmten älteren Gebäuden	70 % zwingend	30 %	§7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV
Warmwasser	50–70 % nach erfasstem Warmwasserverbrauch	30–50 % nach Wohn- oder Nutzfläche	§8 Abs. 1 HeizkostenV

Zwingend ist die Aufteilung 70/30 in Gebäuden, die das Niveau der Wärmeschutzverordnung von 1994 nicht erfüllen, mit Öl- oder Gasheizung versorgt werden und deren freiliegende Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt sind (§7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV).

Wo 70/30 nicht zwingend ist, wählen Sie den Maßstab innerhalb des Korridors selbst. Festlegen und ändern dürfen Sie ihn nur mit Wirkung zum Beginn eines Abrechnungszeitraums; eine Änderung erklären Sie gegenüber den Mietern, etwa nach baulichen Maßnahmen, die nachhaltig Heizenergie einsparen, oder aus anderen sachgerechten Gründen (§6 Abs. 4 HeizkostenV).

Welche Erfassungsgeräte sind Pflicht?

Für die verbrauchsabhängige Verteilung brauchen Sie Erfassungsgeräte: Heizkostenverteiler an den Heizkörpern oder Wärmemengenzähler, für Warmwasser Warmwasserzähler. Seit der Novelle 2021 müssen neu installierte Geräte fernablesbar sein, und Mieter erhalten unterjährig monatliche Verbrauchsinformationen. Nicht fernablesbare Bestandsgeräte müssen bis zum 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ausgetauscht sein – es sei denn, das ist im Einzelfall technisch nicht möglich oder würde zu einer unbilligen Härte führen (§5 Abs. 3 HeizkostenV).

Fehlt eine korrekte Verbrauchserfassung ganz, dürfen Sie ausnahmsweise rein nach Fläche abrechnen – der Mieter darf dann aber pauschal 15 % kürzen. Dieses Kürzungsrecht gilt auch, wenn Sie zwar Geräte haben, aber gegen die Verteilungsregeln der HeizkostenV verstoßen.

Heizung und Warmwasser trennen

Wird das Warmwasser zentral über die Heizungsanlage erzeugt, müssen Sie die Kosten für Heizung und Warmwasser rechnerisch trennen. Seit 2014 ist dafür grundsätzlich ein Wärmemengenzähler vorgeschrieben, der die auf das Warmwasser entfallende Wärmemenge separat misst.

Erst nach dieser Trennung verteilen Sie beide Blöcke jeweils nach der 50–70-%-Regel. Eine fehlende oder unzulässig geschätzte Trennung ist ein häufiger Grund für angreifbare Abrechnungen.

Wie werden die CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt?

Die CO2-Kosten, die in den Brennstoff- oder Wärmelieferkosten stecken, werden zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) gilt für Abrechnungszeiträume, die am oder nach dem 1. Januar 2023 beginnen (§11 Abs. 2 CO2KostAufG). Sie ermitteln mit der jährlichen Heizkostenabrechnung den Kohlendioxidausstoß des Gebäudes in Kilogramm je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr und ordnen ihn in das Stufenmodell der Anlage zum Gesetz ein (§5 CO2KostAufG):

CO2-Ausstoß je m² Wohnfläche und Jahr	Anteil Mieter	Anteil Vermieter
unter 12 kg	100 %	0 %
12 bis unter 17 kg	90 %	10 %
17 bis unter 22 kg	80 %	20 %
22 bis unter 27 kg	70 %	30 %
27 bis unter 32 kg	60 %	40 %
32 bis unter 37 kg	50 %	50 %
37 bis unter 42 kg	40 %	60 %
42 bis unter 47 kg	30 %	70 %
47 bis unter 52 kg	20 %	80 %
ab 52 kg	5 %	95 %

Die Ausgangswerte stehen auf der Rechnung: Der Brennstoff- oder Wärmelieferant muss die Brennstoffemissionen in Kilogramm CO2 und den darauf entfallenden Preisbestandteil ausweisen (§3 CO2KostAufG). Sie ziehen Ihren Vermieteranteil ab und verteilen den Rest nach dem Maßstab der Heizkostenabrechnung auf die Mieter (§7 Abs. 1 CO2KostAufG). In der Abrechnung müssen der Anteil des Mieters an den CO2-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen stehen (§7 Abs. 3 CO2KostAufG).

Vereinbarungen, die dem Mieter in einem Wohngebäude mehr als seinen Stufenanteil auferlegen, sind unwirksam (§6 Abs. 1 CO2KostAufG). Versorgt sich der Mieter selbst, etwa über eine Gasetagenheizung mit eigenem Liefervertrag, kann er Ihren Anteil als Erstattung verlangen – in Textform und innerhalb von zwölf Monaten, nachdem sein Lieferant abgerechnet hat (§6 Abs. 2 CO2KostAufG).

Eine Sonderregel gilt für Gas-, Heizöl- und Flüssiggasheizungen, die nach dem 29. Juli 2026 in ein bestehendes Gebäude neu eingebaut werden (§43 Abs. 1 Gebäudemodernisierungsgesetz): Bei vermietetem Wohnraum tragen Vermieter und Mieter die CO2-Kosten dann ab dem 1. Januar 2028 abweichend vom Stufenmodell je zur Hälfte (§5a Abs. 3 CO2KostAufG).

Wann darf der Mieter die Heizkosten kürzen?

Erfüllen Sie Ihre Pflichten nicht, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Kostenanteil pauschal kürzen:

Pflichtverstoß	Kürzung	Grundlage
Kosten entgegen der HeizkostenV nicht verbrauchsabhängig abgerechnet	15 %	§12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV
Keine fernablesbaren Geräte installiert, obwohl §5 Abs. 2 oder 3 HeizkostenV das verlangt	3 %	§12 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV
Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen nach §6a HeizkostenV fehlen oder sind unvollständig	3 %	§12 Abs. 1 Satz 3 HeizkostenV
CO2-Kostenanteil des Mieters nicht bestimmt oder Pflichtangaben dazu nicht ausgewiesen	3 %	§7 Abs. 4 CO2KostAufG

Die Kürzungsrechte der HeizkostenV gelten nicht im Verhältnis des einzelnen Wohnungseigentümers zur Eigentümergemeinschaft (§12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV).

Was gilt bei Mieterwechsel und Geräteausfall?

Wechselt der Mieter im laufenden Abrechnungszeitraum, müssen Sie die Erfassungsgeräte der betroffenen Räume zwischenablesen (§9b Abs. 1 HeizkostenV). Die verbrauchsabhängigen Kosten werden nach dieser Zwischenablesung auf Vor- und Nachmieter aufgeteilt, die übrigen Heizkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig (§9b Abs. 2 HeizkostenV). Der Mietvertrag kann etwas anderes bestimmen (§9b Abs. 4 HeizkostenV).

Fällt ein Gerät aus oder lässt sich der Verbrauch aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfassen, ermitteln Sie ihn ersatzweise: nach dem Verbrauch derselben Räume in vergleichbaren Zeiträumen, nach vergleichbaren anderen Räumen im selben Abrechnungszeitraum oder nach dem Durchschnittsverbrauch des Gebäudes oder der Nutzergruppe (§9a Abs. 1 HeizkostenV). Betrifft das mehr als 25 % der maßgeblichen Wohn- oder Nutzfläche, sind die Kosten ausschließlich nach dem Flächenmaßstab der Grundkosten zu verteilen (§9a Abs. 2 HeizkostenV).

Die häufigsten Fehler bei der Heizkostenabrechnung

Diese Fehler eröffnen dem Mieter das 15-%-Kürzungsrecht oder machen die Abrechnung angreifbar:

• Rein nach Wohnfläche statt verbrauchsabhängig abgerechnet
• Verbrauchsanteil außerhalb des 50–70-%-Korridors gewählt
• Warmwasser nicht per Wärmemengenzähler von der Heizung getrennt
• CO2-Kosten nicht aufgeteilt oder in der Abrechnung nicht ausgewiesen
• Abrechnungszeitraum überschreitet zwölf Monate
• Frist von zwölf Monaten zur Zustellung verpasst (wie bei den übrigen Nebenkosten)

Heizkostenabrechnung mit ImmoApp

ImmoApp übernimmt die Ablesewerte Ihres Messdienstleisters, trennt Heizung und Warmwasser, wendet den gewählten 50–70-%-Schlüssel an und verteilt die Grundkosten nach Wohnfläche – die Heizkosten fließen dann automatisch als korrekter Block in die Gesamt-Nebenkostenabrechnung jedes Mieters.

Weil die Software für die Nebenkostenabrechnung die Vorgaben der HeizkostenV kennt, warnt sie, wenn ein Verteilungsmaßstab unzulässig ist oder die Zwölf-Monats-Frist näher rückt. So vermeiden Sie das 15-%-Kürzungsrecht und sparen sich die Detailrechnerei je Wohnung.