Erhaltungsrücklage in der WEG – Höhe, Verwendung und Nachweis

Was ist die Erhaltungsrücklage – und wem gehört sie?

Die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Seit der WEG-Reform 2020 heißt sie nicht mehr Instandhaltungsrücklage – gemeint ist dasselbe: angespartes Geld für die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums.

Das Geld gehört der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als rechtsfähigem Verband, nicht den einzelnen Eigentümern und erst recht nicht dem Verwalter. Es ist strikt vom Vermögen des Verwalters zu trennen; das Konto muss auf die Gemeinschaft lauten.

Daraus folgt eine Regel, die in der Praxis oft für Diskussionen sorgt: Der auf eine Wohnung entfallende Anteil kann nicht ausgezahlt werden – auch nicht beim Verkauf. Er verbleibt in der Gemeinschaft und kommt wirtschaftlich dem Erwerber zugute.

Wie hoch sollte die Erhaltungsrücklage sein?

Eine gesetzliche Zahl gibt es nicht. Als Orientierung dient die sogenannte Peterssche Formel: Sie geht davon aus, dass ein Gebäude in 80 Jahren etwa das Anderthalbfache seiner Herstellungskosten an Erhaltungsaufwand verursacht; davon entfallen rund 65 bis 70 Prozent auf das Gemeinschaftseigentum.

In der Praxis landen Gemeinschaften damit meist bei Werten zwischen etwa 7 und 15 Euro je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Nach oben verschiebt sich der Bedarf bei Aufzügen, Tiefgaragen, großen Fassaden- und Dachflächen oder wenn die letzte Sanierung lange zurückliegt.

Wichtiger als jede Formel ist ein Erhaltungsplan: Wann steht das Dach an, wann die Fassade, wann der Aufzug – und was kostet das nach heutigem Preisniveau? Aus dieser Liste ergibt sich die jährliche Zuführung viel belastbarer als aus einem pauschalen Quadratmeterwert.

Die Höhe wird durch Beschluss festgelegt und lässt sich jederzeit mit einfacher Mehrheit anpassen. Ein Beschluss, der die Zuführung dauerhaft auf null setzt, obwohl absehbarer Erhaltungsbedarf besteht, entspricht nicht ordnungsmäßiger Verwaltung und ist anfechtbar.

Ansparen über den Wirtschaftsplan

Die Zuführung zur Rücklage ist Teil des Wirtschaftsplans und wird über das Hausgeld eingezogen. Sie muss dort gesondert ausgewiesen werden – getrennt von den laufenden Bewirtschaftungskosten.

Diese Trennung ist kein Formalismus: Vermietende Eigentümer dürfen die Zuführung weder als Betriebskosten auf ihre Mieter umlegen noch im Jahr der Einzahlung steuerlich geltend machen. Ohne saubere Ausweisung im Wirtschaftsplan lässt sich beides nicht auseinanderhalten.

Beschlossen werden seit der Reform nur noch die Vorschüsse, nicht mehr der Wirtschaftsplan als Ganzes (§28 Abs. 1 WEG). Der Plan selbst bleibt die Grundlage der Berechnung und ist den Eigentümern mit der Einladung zur Verfügung zu stellen. Neben der Erhaltungsrücklage können die Eigentümer weitere Rücklagen beschließen; auch dafür werden Vorschüsse festgesetzt (§28 Abs. 1 Satz 1 WEG).

Was können Eigentümer tun, wenn die Rücklage zu niedrig ist?

Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen (§18 Abs. 2 WEG) – und dazu gehört die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage (§19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Der erste Weg führt über die Versammlung: Beantragen Sie beim Verwalter rechtzeitig vor der Einladung einen Tagesordnungspunkt zur Höhe der Zuführung und legen Sie den Erhaltungsplan als Begründung bei.

Bleibt die Mehrheit bei einer unzureichenden Zuführung, kommen zwei Klagen gegen die Gemeinschaft in Betracht (§44 WEG). Mit der Anfechtungsklage lässt sich ein Beschluss für ungültig erklären; sie muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§45 WEG). Unterbleibt ein notwendiger Beschluss ganz, kann das Gericht ihn auf Klage eines Eigentümers selbst fassen (Beschlussersetzungsklage, §44 Abs. 1 Satz 2 WEG).

Wann darf Geld aus der Rücklage entnommen werden?

Die Rücklage ist zweckgebunden:

Verwendung	Zulässig?
Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum, etwa an Dach, Fassade oder Aufzug	ja, auf Grundlage eines Beschlusses
Laufende Betriebskosten	nein
Ausgleich von Hausgeldrückständen	nein
Zwischenfinanzierung anderer Ausgaben	nein
Auszahlung an einzelne Eigentümer, auch beim Verkauf der Wohnung	nein

Grundlage jeder Entnahme ist ein Beschluss über die Maßnahme, der zugleich die Finanzierung regelt. Fehlt die Finanzierungsentscheidung, wird die Umsetzung regelmäßig zum Streitfall. Drei Wege stehen zur Wahl:

Finanzierung	Wann sie in Frage kommt	Was der Beschluss regeln muss
Entnahme aus der Rücklage	die Rücklage deckt die Maßnahme	Maßnahme und Finanzierung aus der Rücklage
Sonderumlage	die Rücklage reicht nicht aus – der Normalfall	Verteilungsschlüssel und Fälligkeitsdatum, wie bei einem zusätzlichen Vorschuss
Kredit der Gemeinschaft	statt einer Sonderumlage	Laufzeit, Zinsbindung und Belastung je Einheit offenlegen

Wer den Erhaltungsplan pflegt, sieht Finanzierungslücken Jahre im Voraus.

Nachweis: Vermögensbericht und Jahresabrechnung

Der Verwalter muss nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht erstellen, der den Stand der Erhaltungsrücklage und die wesentlichen Gegenstände des Gemeinschaftsvermögens ausweist (§28 Abs. 4 WEG). Jeder Eigentümer kann ihn verlangen.

Die Jahresabrechnung zeigt daneben, welche Beträge tatsächlich zugeführt und welche entnommen wurden. Wichtig ist die Abstimmung mit dem Kontostand: Ein Soll-Bestand, dem keine liquiden Mittel gegenüberstehen, weil Hausgelder offen sind, führt regelmäßig zu Rückfragen – und ist ein Warnsignal für die Liquidität der Gemeinschaft.

Angelegt werden darf die Rücklage nur sicher und verfügbar, also etwa als Tages- oder Festgeld. Kursrisiken sind mit der Zweckbindung nicht vereinbar. Zinserträge sind Einnahmen der Gemeinschaft und unterliegen der Kapitalertragsteuer.

Steuer und Verkauf

Für vermietende Eigentümer gilt: Die Zahlung in die Rücklage ist noch kein Werbungskostenabzug. Absetzbar ist erst der Betrag, der aus der Rücklage tatsächlich für eine Erhaltungsmaßnahme verausgabt wird. Sie brauchen dafür die Angabe des Verwalters, welcher Anteil im jeweiligen Jahr verwendet wurde.

Beim Kauf einer Eigentumswohnung geht der Rücklagenanteil auf den Erwerber über. Nach der neueren Rechtsprechung mindert dieser Anteil die Bemessungsgrundlage der Grunderwerbsteuer nicht – eine Aufteilung des Kaufpreises im Notarvertrag hilft an dieser Stelle also nicht weiter.

Für die Kaufentscheidung bleibt der Rücklagenstand trotzdem eine der wichtigsten Kennzahlen: Eine Gemeinschaft mit dünner Rücklage und anstehender Dachsanierung ist faktisch teurer, als der Kaufpreis vermuten lässt.

In ImmoApp, der Software für die WEG-Verwaltung, führen Sie Zuführung und Entnahme je Wirtschaftsjahr getrennt von den Bewirtschaftungskosten, sodass Vermögensbericht und Jahresabrechnung ohne Nebenrechnungen zusammenpassen.