Hausgeld und Wirtschaftsplan – was Eigentümer wissen müssen

Was enthält der Wirtschaftsplan?

Der Verwalter stellt für jedes Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan auf (§28 WEG). Er enthält die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft, die Verteilung auf die einzelnen Eigentümer nach dem geltenden Kostenverteilungsschlüssel und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage.

Die Eigentümerversammlung beschließt seit der WEG-Reform nicht mehr den Plan als solchen, sondern die daraus folgenden Vorschüsse – also das monatliche Hausgeld. Der Beschluss gilt zunächst nur für das jeweilige Kalenderjahr. Damit die Zahlungspflicht nicht mit dem Jahreswechsel endet, beschließen die Eigentümer üblicherweise zugleich, dass der Wirtschaftsplan bis zum Beschluss über den nächsten fortgilt – ein solcher Fortgeltungsbeschluss ist zulässig (BGH, Urteil vom 14.12.2018 – V ZR 2/18). Automatisch, also ohne Beschluss oder entsprechende Vereinbarung, gilt der bisherige Plan nicht weiter. Wann das Hausgeld fällig wird und wie es zu zahlen ist, können die Eigentümer ebenfalls beschließen (§28 Abs. 3 WEG).

Wer Hausgeld und Wirtschaftsplan verstehen will, sollte alle drei Rechenwerke kennen, die §28 WEG dem Verwalter aufgibt:

Rechenwerk	Zeitraum	Inhalt	Beschluss der Eigentümer
Wirtschaftsplan	jeweils für ein Kalenderjahr	voraussichtliche Einnahmen und Ausgaben	Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen (§28 Abs. 1 WEG)
Jahresabrechnung	nach Ablauf des Kalenderjahres	tatsächliche Einnahmen und Ausgaben	Nachschüsse oder Anpassung der Vorschüsse (§28 Abs. 2 WEG)
Vermögensbericht	nach Ablauf des Kalenderjahres	Stand der Rücklagen, Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens	keiner – der Bericht ist jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen (§28 Abs. 4 WEG)

Woraus setzt sich das Hausgeld zusammen?

Das monatliche Hausgeld deckt typischerweise drei Blöcke ab:

• Bewirtschaftungskosten des Gemeinschaftseigentums: Heizung, Wasser, Müll, Versicherung, Hausmeister, Allgemeinstrom, Aufzug
• Verwaltungskosten: Verwaltervergütung, Kontoführung, Kosten der Versammlung
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage für künftige größere Instandsetzungen

Welche Teile des Hausgelds dürfen Sie auf den Mieter umlegen?

Umlagefähig sind ausschließlich Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung – und nur, soweit sie im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart wurden. Der erste Block des Hausgelds ist daher in aller Regel umlagefähig.

Position im Hausgeld	Auf den Mieter umlagefähig?
Heizung, Wasser, Müll, Versicherung, Hausmeister, Allgemeinstrom, Aufzug	ja, soweit im Mietvertrag vereinbart (§2 BetrKV)
Verwaltervergütung	nein – Verwaltungskosten (§1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV)
Kontoführung, Kosten der Eigentümerversammlung	nein – Verwaltungskosten
Zuführung zur Erhaltungsrücklage	nein – keine Betriebskosten
Instandhaltung und Instandsetzung	nein (§1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)

Die nicht umlagefähigen Positionen bleiben bei Ihnen als Eigentümer – dafür können Sie sie in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, die Zuführung zur Rücklage allerdings erst in dem Jahr, in dem die Gemeinschaft das Geld für eine Maßnahme verwendet.

Praxisrelevant ist außerdem: Maßgeblich für die Nebenkostenabrechnung mit dem Mieter sind die tatsächlichen Kosten aus der Jahresabrechnung der WEG, nicht die Vorauszahlungen aus dem Wirtschaftsplan. Weil die WEG-Jahresabrechnung oft erst spät im Folgejahr vorliegt, gerät die 12-Monats-Frist gegenüber dem Mieter schnell unter Druck – planen Sie hier mit Vorlauf.

Welcher Verteilerschlüssel gilt gegenüber dem Mieter?

Innerhalb der Gemeinschaft trägt jeder Eigentümer die Kosten nach seinem Miteigentumsanteil, solange nichts anderes vereinbart oder beschlossen ist. Für einzelne Kosten oder bestimmte Kostenarten können die Eigentümer eine abweichende Verteilung beschließen (§16 Abs. 2 WEG).

Dieser Maßstab wirkt in das Mietverhältnis hinein: Ist eine Eigentumswohnung vermietet und im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Maßstab umgelegt, der jeweils zwischen den Wohnungseigentümern gilt (§556a Abs. 3 BGB). Nur wenn dieser Maßstab billigem Ermessen widerspricht, ist nach Wohnfläche umzulegen.

Für Ihre Abrechnung heißt das: Prüfen Sie zuerst den Mietvertrag. Nennt er einen eigenen Schlüssel, etwa die Wohnfläche, rechnen Sie die Positionen der WEG-Abrechnung darauf um. Schweigt er, übernehmen Sie für die umlagefähigen Positionen die Beträge, die die Jahresabrechnung Ihrer Einheit zuweist. Ändert die Gemeinschaft ihren Schlüssel, ändert sich damit auch die Umlage auf den Mieter.

Die Jahresabrechnung prüfen

Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres legt der Verwalter die Jahresabrechnung vor. Beschlossen wird dabei nur die Differenz zwischen den geleisteten Vorschüssen und den tatsächlichen Kosten – die Nachschüsse beziehungsweise die Anpassung der Vorschüsse.

Prüfen Sie mindestens diese Punkte:

• Stimmt der angewandte Verteilerschlüssel mit Teilungserklärung und Beschlusslage überein?
• Sind Ausgaben der Erhaltungsrücklage getrennt und nachvollziehbar ausgewiesen?
• Passen die Heizkosten zur Abrechnung des Messdienstleisters?
• Sind Kosten enthalten, die dem Sondereigentum einzelner Einheiten zuzuordnen wären?
• Ist der Stand der Erhaltungsrücklage plausibel fortgeschrieben?

Vom Hausgeld zur Nebenkostenabrechnung

Der praktische Kern besteht darin, aus der WEG-Jahresabrechnung die umlagefähigen Positionen herauszulösen und mit dem eigenen Verteilerschlüssel auf den Mieter herunterzurechnen. Wer das per Tabellenkalkulation macht, wiederholt diese Arbeit jedes Jahr und riskiert Übertragungsfehler.

In ImmoApp, der Software für die WEG-Verwaltung, hinterlegen Sie Ihre Einheit mit dem Hausgeld und markieren die Positionen der WEG-Abrechnung einmalig als umlagefähig oder nicht umlagefähig. Die Nebenkostenabrechnung für den Mieter entsteht daraus automatisch – und die nicht umlagefähigen Anteile stehen sauber getrennt für die Steuererklärung bereit.