Nebenkostenabrechnung erstellen – die komplette Anleitung für Vermieter

Was gehört in eine Nebenkostenabrechnung?

Eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung (auch: Betriebskostenabrechnung) muss für den Mieter rechnerisch und gedanklich nachvollziehbar sein. Diese Anforderung steht nicht im Gesetz selbst – §556 Abs. 3 BGB regelt die jährliche Abrechnungspflicht und die Fristen –, sondern stammt aus der Rechtsprechung. Das bedeutet konkret: Sie müssen für jede einzelne Kostenposition angeben, wie hoch die Gesamtkosten waren, welcher Verteilerschlüssel angewendet wurde und welcher Anteil auf den Mieter entfällt.

Eine Abrechnung enthält mindestens folgende Bestandteile:

• Abrechnungszeitraum (in der Regel ein Kalenderjahr)
• Gesamtkosten je umlagefähiger Position
• Verteilerschlüssel (qm, Personen, Verbrauch, Einheiten)
• Anteil des Mieters je Position
• Vorauszahlungen des Mieters
• Saldo: Nachzahlung oder Guthaben

Welche Kosten dürfen Sie umlegen?

Umlagefähig sind nur Kosten, die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) §2 abschließend aufgezählt sind. Die häufigsten Positionen sind Heizung, Wasser/Abwasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Treppenhausreinigung, Aufzug und Allgemeinstrom. Die Verordnung nennt 17 Kostenarten:

Nr.	Kostenart nach §2 BetrKV	Dazu gehören zum Beispiel
1	Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks	Grundsteuer
2	Wasserversorgung	Wasserverbrauch, Grundgebühren, Wasserzähler samt Eichung
3	Entwässerung	Gebühren für Haus- und Grundstücksentwässerung, Entwässerungspumpe
4	Heizung	Brennstoffe und ihre Lieferung, Betriebsstrom, Wartung, Verbrauchserfassung
5	Warmwasser	Wassererwärmung, Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten
6	Verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen	Kosten wie bei Nr. 4 und Nr. 2
7	Personen- oder Lastenaufzug	Betriebsstrom, Überwachung, Prüfung der Betriebssicherheit, Reinigung
8	Straßenreinigung und Müllbeseitigung	Gebühren für Straßenreinigung und Müllabfuhr
9	Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung	Reinigung von Fluren, Treppen, Keller und Waschküche
10	Gartenpflege	Pflege von Grünflächen, Spielplätzen, Zugängen und Zufahrten
11	Beleuchtung	Strom für Außenbeleuchtung und gemeinsam genutzte Gebäudeteile
12	Schornsteinreinigung	Kehrgebühren
13	Sach- und Haftpflichtversicherung	Gebäudeversicherung gegen Feuer-, Sturm- und Wasserschäden, Glas- und Haftpflichtversicherung
14	Hauswart	Vergütung und Sozialbeiträge, soweit die Arbeit nicht Instandhaltung oder Hausverwaltung betrifft
15	Antennenanlage, Breitband- und Glasfaser-Verteilanlage	Betriebsstrom, bei Glasfaser auch das Bereitstellungsentgelt (Details im nächsten Abschnitt)
16	Einrichtungen für die Wäschepflege	Betriebsstrom, Überwachung, Pflege und Reinigung der Einrichtungen
17	Sonstige Betriebskosten	Betriebskosten im Sinne des §1 BetrKV, die Nr. 1 bis 16 nicht erfassen

Nicht umlagefähig sind dagegen: Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Reparaturrücklage und Kosten, die durch Leerstand entstehen. Diese Kosten muss der Vermieter selbst tragen – auch wenn sie im Mietvertrag aufgeführt wären. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nimmt §1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich aus.

Wichtig: Sie können nur Kosten umlegen, die im Mietvertrag konkret oder durch einen Verweis auf die BetrKV als umlagefähig vereinbart wurden. Fehlt die Vereinbarung, dürfen Sie die Kosten nicht umlegen – auch wenn sie tatsächlich entstanden sind.

Sind Kabelgebühren noch umlagefähig?

Nein. Die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitbandanschlüsse und die Gebühren für die Kabelweitersendung gehörten nur bis zum 30. Juni 2024 zu den Betriebskosten (§2 Nr. 15 BetrKV). Seit dem 1. Juli 2024 können Sie sie nicht mehr über die Nebenkostenabrechnung umlegen.

Nach dem aktuellen Wortlaut der Verordnung bleiben umlagefähig:

• Gemeinschafts-Antennenanlage: der Betriebsstrom und die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft
• Private Verteilanlage, die mit einem Breitbandnetz verbunden ist: nur der Betriebsstrom
• Gebäudeinterne Verteilanlage, die vollständig per Glasfaser an ein öffentliches Netz mit sehr hoher Kapazität angebunden ist: der Betriebsstrom und das Glasfaserbereitstellungsentgelt – vorausgesetzt, der Mieter kann seinen Anbieter frei wählen

Für Antennen- und Breitbandanlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet wurden, entfällt auch dieser Rest (§2 Satz 2 BetrKV). Das Glasfaserbereitstellungsentgelt darf höchstens 60 Euro im Jahr und insgesamt höchstens 540 Euro je Wohneinheit betragen (§72 Abs. 2 TKG). Der Mieter trägt es nur bei wirtschaftlicher Umsetzung der Maßnahme (§556 Abs. 3a BGB).

Welcher Verteilerschlüssel ist der richtige?

Wenn im Mietvertrag nichts vereinbart ist, gilt nach §556a Abs. 1 BGB der Verteilerschlüssel nach Wohnfläche (Quadratmeter). Sinnvoller ist es aber oft, je nach Kostenart einen passenden Schlüssel zu verwenden:

Verteilerschlüssel	Typisch für	Voraussetzung
Wohnfläche (m²)	Versicherung, Grundsteuer, Hausmeister	gilt ohne Vereinbarung (§556a Abs. 1 Satz 1 BGB)
Wohneinheiten	pauschale Kosten wie Schornsteinfeger	Vereinbarung im Mietvertrag
Personenzahl	Wasser/Abwasser und Müll	Vereinbarung im Mietvertrag
Erfasster Verbrauch	Wasser mit Wohnungszählern	Pflicht, sobald Verbrauch oder Verursachung erfasst werden (§556a Abs. 1 Satz 2 BGB)
Verbrauch nach HeizkostenV	Heizung und Warmwasser	zwingend: 50–70 % nach Verbrauch, Rest nach Fläche (§§7, 8 HeizkostenV)
Maßstab der Eigentümergemeinschaft	vermietete Eigentumswohnung	gilt ohne abweichende Vereinbarung (§556a Abs. 3 BGB)

Welche Fristen müssen Sie einhalten?

Die wichtigste Frist: Sie müssen die Nebenkostenabrechnung dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Geht die Abrechnung später zu, sind Nachforderungen vom Mieter nicht mehr durchsetzbar (§556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Eine Erstattung an den Mieter müssen Sie trotzdem leisten.

Beispiel: Für das Abrechnungsjahr 2025 muss die Abrechnung spätestens am 31.12.2026 beim Mieter eingegangen sein. Das Datum des Versands reicht nicht – entscheidend ist der Zugang.

Der Mieter hat anschließend 12 Monate Zeit, die Abrechnung zu prüfen und Einwendungen zu erheben. Danach sind die Werte rechtlich festgeschrieben. Verlangt er Einsicht in die Belege, müssen Sie sie gewähren; bereitstellen dürfen Sie die Belege auch elektronisch (§556 Abs. 4 BGB).

Wie passen Sie die Vorauszahlungen nach der Abrechnung an?

Ergibt die Abrechnung eine hohe Nachzahlung oder ein hohes Guthaben, passen die Vorauszahlungen nicht mehr zu den tatsächlichen Kosten. Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei – Vermieter wie Mieter – die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§560 Abs. 4 BGB). Ohnehin dürfen Vorauszahlungen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§556 Abs. 2 Satz 2 BGB).

In der Praxis teilen Sie die neue Höhe am besten zusammen mit der Abrechnung mit und nennen den Monat, ab dem sie gilt. So kann der Mieter die Anpassung anhand der abgerechneten Kosten nachvollziehen.

Welche Fehler passieren bei der Nebenkostenabrechnung am häufigsten?

Aus unserer Erfahrung sind diese fünf Fehler die häufigste Ursache für unwirksame Nebenkostenabrechnungen:

• Frist von 12 Monaten verpasst – Nachforderungen verfallen
• Nicht umlagefähige Kosten (z.B. Reparaturen, Verwaltung) mitabgerechnet
• Falscher oder nicht erklärter Verteilerschlüssel
• Heizkosten nicht nach HeizkostenV (50–70% verbrauchsabhängig) verteilt
• Leerstand-Anteile auf bewohnte Wohnungen umgelegt

Nebenkostenabrechnung mit Software automatisiert

Die manuelle Erstellung einer Nebenkostenabrechnung dauert pro Wohnung typischerweise 1–3 Stunden. Mit ImmoApp werden Belege das Jahr über automatisch erfasst, der richtige Verteilerschlüssel je Position vorgeschlagen und die Abrechnung mit einem Klick formal korrekt erstellt – inklusive Versand an den Mieter und Ablage im Mieter-Portal.

Vermieter, die ihre Nebenkostenabrechnung über ImmoApp laufen lassen, sparen den Großteil der Handarbeit, weil Belege automatisch erkannt und zugeordnet werden. Eine nach den formalen Vorgaben aufgebaute, nachvollziehbare Abrechnung senkt zudem das Risiko von Einwendungen.