Hausverwaltungssoftware im Vergleich: Welche Lösung passt zu welchem Vermieter?

Vorab: Dieser Ratgeber stammt von ImmoApp, einem Anbieter von Cloud-Software. Er vergleicht deshalb Lösungstypen, keine Produkte. Wo ImmoApp steht, sagt ein gekennzeichneter Absatz am Ende.

Welche Arten von Lösungen gibt es?

• Tabelle und Vorlagen: eine Tabellenkalkulation für Mieteingänge und Nebenkosten, dazu Textvorlagen für Schreiben. Sie rechnen und prüfen alles selbst.
• Lokal installierte Software: ein Programm auf dem eigenen Rechner. Die Daten liegen bei Ihnen; um Updates und Datensicherung kümmern Sie sich selbst.
• Cloud-Software für private Vermieter: läuft im Browser. Der Anbieter betreibt die Server, spielt Updates ein und sichert die Daten.
• Professionelle Verwalter-Suite: für Verwaltungsunternehmen gebaut, mit Mandantentrennung, WEG-Abrechnung und vollständiger Buchhaltung.
• Auslagerung an eine Hausverwaltung: keine Software, sondern eine Dienstleistung. Der Verwalter übernimmt die laufenden Aufgaben gegen Honorar.

Welche Lösung passt zu wie vielen Einheiten?

Die Zahl der Einheiten bestimmt, wie oft dieselbe Arbeit anfällt. Zehn Wohnungen bedeuten 120 Mieteingänge im Jahr und zehn Einzelabrechnungen.

• 1 bis 2 Einheiten: Eine Tabelle kann genügen, wenn Sie Eingänge monatlich prüfen und Belege geordnet ablegen. Aufwendig wird es bei Mieterwechseln im Abrechnungsjahr und bei verbrauchsabhängigen Heizkosten.
• 3 bis 20 Einheiten: Der Abgleich von Hand wird zur regelmäßigen Arbeit. Hier zahlt sich Software aus, die Zahlungen zuordnet und die Nebenkostenabrechnung führt – lokal oder in der Cloud.
• 21 bis 50 Einheiten: Ohne automatischen Kontoabgleich und Mahnwesen geht viel Zeit verloren. Ein Mieterportal entlastet bei Rückfragen.
• Mehr als 50 Einheiten, Fremdverwaltung oder WEG: Sie brauchen Mandantentrennung, Eigentümerabrechnung und Buchhaltung. Das leisten Verwalter-Suiten und Cloud-Lösungen, die für Verwalter ausgelegt sind.

Die Grenzen sind Richtwerte. Wer wenig Zeit hat, entscheidet sich früher für Software oder eine Hausverwaltung.

Welche Aufgaben muss die Lösung abdecken?

Gehen Sie von Ihren Aufgaben aus, nicht von Funktionslisten.

• Mieteingang: Die Miete ist spätestens bis zum dritten Werktag des Zeitabschnitts zu entrichten, nach dem sie bemessen ist (§ 556b Abs. 1 BGB). Prüfen Sie, ob die Lösung Kontoumsätze einliest und zuordnet oder ob Sie von Hand abhaken.
• Nebenkostenabrechnung: Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Lösung muss Verteilerschlüssel, Mieterwechsel und Vorauszahlungen beherrschen.
• Heizkosten: Von den Kosten des Betriebs einer zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Klären Sie, ob die Software das selbst rechnet oder die Werte eines Messdienstes übernimmt.
• Mahnwesen: Zahlungserinnerung und Mahnung mit Vorlagen, Fristen und Verlauf je Mieter.
• Dokumente: Verträge, Belege und Schriftwechsel je Einheit. Der Mieter kann Einsicht in die Belege der Abrechnung verlangen; der Vermieter darf sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).
• Mieterkommunikation: Schadensmeldungen und Rückfragen an einem Ort statt in mehreren Postfächern.
• Steuervorbereitung: Einnahmen und Ausgaben je Objekt so auswertbar, dass Sie oder Ihr Steuerberater die Anlage V ausfüllen können.

Wie unterscheiden sich die Lösungstypen im Vergleich?

Die Tabelle zeigt typische Ausprägungen. Einzelne Produkte und Verwalter weichen davon ab.

Kriterium	Tabelle & Vorlagen	Lokale Software	Cloud-Software für Vermieter	Verwalter-Suite	Hausverwaltung
Typischer Bestand	1–2 Einheiten	kleine bis mittlere Bestände	1 bis etwa 50 Einheiten	große Bestände, Fremdverwaltung	jede Größe
Zahlungsabgleich	von Hand	je nach Programm	häufig automatisch	automatisch, mit Buchhaltung	erledigt der Verwalter
Nebenkostenabrechnung	eigene Formeln	geführt	geführt, teils mit Belegerkennung	geführt, auch für WEG	erledigt der Verwalter
Mahnwesen	von Hand	Vorlagen und Mahnläufe	teils automatisch	automatisiert	erledigt der Verwalter
Mieterkommunikation	E-Mail, Telefon	E-Mail, Serienbrief	oft mit Mieterportal	Mieter- und Eigentümerportal	über den Verwalter
Datenhaltung	eigener Rechner	eigener Rechner, eigene Sicherung	Rechenzentrum des Anbieters	je nach Produkt	beim Verwalter
Kostenmodell	keine oder geringe Kosten	Kauf- oder Jahreslizenz	Abo, oft je Einheit	Lizenz, Module, Nutzer	laufendes Honorar
Eigener Aufwand	hoch	mittel	gering bis mittel	hohe Einarbeitung	gering, Kontrolle bleibt nötig

Verwaltungskosten gehören nicht zu den Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Softwarekosten und Verwalterhonorar können Sie bei Wohnraum deshalb nicht über die Nebenkostenabrechnung umlegen.

Wer gewerbsmäßig für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet, braucht eine behördliche Erlaubnis (§ 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO). Fragen Sie eine Hausverwaltung danach und nach ihrer Berufshaftpflichtversicherung.

Welche Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen?

1. Datenstandort und Datenschutz: In welchem Land stehen die Server? Schließt der Anbieter mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)?
2. Datenexport: Bekommen Sie Stammdaten, Buchungen und Belege jederzeit in einem gängigen Format heraus – auch nach der Kündigung?
3. Kontoabgleich: Werden Kontoumsätze automatisch eingelesen? Wie geht die Software mit Teilzahlungen und unklarem Verwendungszweck um?
4. Abrechnung der Nebenkosten: Welche Verteilerschlüssel gibt es? Sind Heizkosten enthalten? Wie werden Mieterwechsel und Leerstand behandelt?
5. Preismodell: Zahlen Sie je Einheit oder für eine Lizenz? Kosten Module, weitere Nutzer oder Updates extra? Rechnen Sie den Preis für Ihren heutigen und für Ihren geplanten Bestand aus.
6. Testphase: Wie lange dauert sie? Enthält sie den vollen Funktionsumfang? Können Sie mit eigenen Daten arbeiten?
7. Support: Wer hilft bei Einrichtung und Datenimport? Auf welchem Weg und zu welchen Zeiten?

Welche Fehler passieren bei der Auswahl am häufigsten?

• Nach Funktionslisten wählen. Entscheidend ist, ob Ihre drei häufigsten Aufgaben schnell gehen.
• Nur den Monatspreis vergleichen. Lizenz, Module und Nutzer verändern die Rechnung.
• Die Nebenkostenabrechnung nicht testen. Sie ist die aufwendigste Aufgabe des Jahres. Schwächen zeigen sich erst dort.
• Den Ausstieg nicht prüfen. Ohne Export sind Sie an den Anbieter gebunden.
• Zu groß kaufen. Eine Verwalter-Suite für fünf Wohnungen kostet Einarbeitung, die sich nicht auszahlt.

Wie testen Sie eine Software richtig?

Ein Test mit Beispieldaten sagt wenig. Nehmen Sie ein echtes Objekt.

1. Legen Sie die Stammdaten an: Einheiten, Mieter, Miete, Vorauszahlungen. Notieren Sie die Zeit.
2. Gleichen Sie die Zahlungen eines Monats ab – mit einer Teilzahlung und einem Eingang ohne klaren Verwendungszweck.
3. Bauen Sie die Nebenkostenabrechnung des Vorjahres nach und vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihrem eigenen.
4. Erzeugen Sie eine Zahlungserinnerung.
5. Exportieren Sie alle Daten und öffnen Sie die Datei.
6. Stellen Sie dem Support eine echte Frage.

Entscheiden Sie vor Ablauf der Testphase. Klären Sie, was mit Ihren Daten geschieht, wenn Sie nicht bleiben.

In eigener Sache: Wo steht ImmoApp?

ImmoApp ist Cloud-Software und läuft im Browser, ohne Installation. Die Software richtet sich an private Vermieter und Kleinvermieter mit 1 bis etwa 50 Wohneinheiten sowie an professionelle Hausverwaltungen. Abgerechnet wird je Einheit: 5,00 € netto pro Wohneinheit und Monat, 4,00 € für andere Objekte wie Solaranlagen oder Funkmasten. Ab 50 Einheiten sind es 3,00 € bzw. 2,50 €, ab 100 Einheiten gibt es ein individuelles Angebot. Die Testphase dauert 45 Tage. Details stehen auf der Seite Hausverwaltung Software für Vermieter.