Warum eine Software für die Nebenkostenabrechnung?
Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist eine der häufigsten Streitquellen zwischen Vermietern und Mietern – und gleichzeitig eine der fehleranfälligsten Aufgaben. Falsche Verteilerschlüssel, nicht umlagefähige Positionen oder eine verpasste Abrechnungsfrist können die gesamte Abrechnung anfechtbar machen. Nach §556 Abs. 3 BGB verfällt der Nachforderungsanspruch sogar vollständig, wenn die Abrechnung nicht innerhalb eines Jahres zugestellt wird.
Eine spezialisierte Nebenkostenabrechnung Software nimmt Ihnen die Rechnerei ab und prüft jede Position automatisch auf Umlagefähigkeit, korrekten Verteilerschlüssel und Fristen – so entsteht eine Abrechnung, die rechtlich Bestand hat.
So erstellt ImmoApp die Abrechnung
Statt Belege in Excel zu übertragen und Anteile per Hand zu rechnen, führt ImmoApp Sie durch einen automatisierten Ablauf:
- →Belege als PDF oder Foto hochladen – OCR erkennt Betrag, Datum und Kostenart
- →Automatische Zuordnung zu umlagefähigen und nicht umlagefähigen Positionen
- →Verteilung nach hinterlegtem Schlüssel (Wohnfläche, Personen, Verbrauch, Einheiten)
- →Abgleich der geleisteten Vorauszahlungen je Mieter
- →Fertige Abrechnung mit Nachzahlung oder Guthaben pro Mietverhältnis
- →Rechtssicherer Versand mit nachweisbarer Zustellung
Welche Kosten sind umlagefähig – und welche nicht?
ImmoApp kennt die abschließende Liste umlagefähiger Betriebskosten nach §2 BetrKV und warnt automatisch, wenn eine nicht umlagefähige Position – etwa Verwaltungskosten, Instandhaltung oder Reparaturrücklagen – in die Abrechnung geraten würde. Das verhindert genau die Fehler, die Abrechnungen in der Praxis anfechtbar machen.
Auch Sonderfälle wie unterjährige Mieterwechsel, Leerstand oder verbrauchsabhängige Heiz- und Warmwasserkosten nach Heizkostenverordnung werden korrekt berücksichtigt.
Fristen automatisch im Blick
Die Einhaltung der Abrechnungsfrist entscheidet darüber, ob Sie eine Nachzahlung überhaupt noch fordern dürfen. ImmoApp überwacht den Abrechnungszeitraum jeder Einheit und erinnert Sie rechtzeitig, bevor die Jahresfrist nach §556 Abs. 3 BGB abläuft – so bleibt kein Nachforderungsanspruch ungenutzt.
Was kostet eine Nebenkostenabrechnung Software?
Lässt man die Nebenkostenabrechnung extern erstellen, kostet das je nach Anbieter schnell 30–50 Euro pro Einheit und Jahr. ImmoApp rechnet pro Wohneinheit ab und deckt dabei nicht nur die Nebenkostenabrechnung, sondern die gesamte Verwaltung ab – von der Mietabrechnung über das Mahnwesen bis zum Mieter-Portal.
Ein unverbindliches Erstgespräch zeigt Ihnen, wie viel Zeit und Geld sich für Ihren konkreten Bestand einsparen lässt.
Häufige Fragen
Welche Verteilerschlüssel unterstützt die Software?
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Alle gängigen: nach Wohn-/Nutzfläche (qm), nach Personenzahl, nach Verbrauch (z. B. Wasser, Heizung) und nach Wohneinheiten. Der Schlüssel lässt sich pro Kostenposition einzeln festlegen, sodass die Abrechnung exakt dem Mietvertrag entspricht.
Erkennt ImmoApp nicht umlagefähige Kosten automatisch?
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Ja. ImmoApp gleicht jede Position mit der Betriebskostenverordnung (§2 BetrKV) ab und warnt, wenn nicht umlagefähige Kosten wie Verwaltungs-, Instandhaltungs- oder Reparaturkosten in die Abrechnung geraten würden. Das verhindert anfechtbare Abrechnungen.
Kann ich Belege einfach abfotografieren?
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Ja. Sie laden Belege als Foto oder PDF hoch, und die OCR-Erkennung liest Betrag, Datum und Kostenart automatisch aus und ordnet sie der richtigen Wohnung und Kategorie zu. Manuelles Abtippen entfällt.
Was passiert bei einem Mieterwechsel im Abrechnungsjahr?
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ImmoApp teilt die Kosten taggenau zwischen Vor- und Nachmieter auf und berücksichtigt die jeweils geleisteten Vorauszahlungen. So erhält jeder Mieter eine korrekte anteilige Abrechnung für seinen Nutzungszeitraum.
Ist die erstellte Abrechnung rechtssicher?
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ImmoApp erstellt die Abrechnung nach den formalen Vorgaben des §556 BGB – mit Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Mieteranteil und Vorauszahlungen je Position, sodass sie für den Mieter rechnerisch und gedanklich nachvollziehbar ist. Fristen werden automatisch überwacht.
Ist die Nebenkostenabrechnung Software DSGVO-konform?
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Ja. Alle Daten werden in deutschen Rechenzentren (ISO 27001) verarbeitet, verschlüsselt übertragen und gespeichert. Jede Nutzung beinhaltet eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO.