Nebenkostenabrechnung Software

Warum eine Software für die Nebenkostenabrechnung?

Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist eine der häufigsten Streitquellen zwischen Vermietern und Mietern – und gleichzeitig eine der fehleranfälligsten Aufgaben. Falsche Verteilerschlüssel, nicht umlagefähige Positionen oder eine verpasste Abrechnungsfrist können die gesamte Abrechnung anfechtbar machen. Nach §556 Abs. 3 BGB verfällt der Nachforderungsanspruch sogar vollständig, wenn die Abrechnung nicht innerhalb eines Jahres zugestellt wird.

Eine spezialisierte Nebenkostenabrechnung Software nimmt Ihnen die Rechnerei ab und prüft jede Position automatisch auf Umlagefähigkeit, korrekten Verteilerschlüssel und Fristen – so entsteht eine Abrechnung, die den formalen Vorgaben folgt und für den Mieter nachvollziehbar ist.

So erstellt ImmoApp die Abrechnung

Statt Belege in Excel zu übertragen und Anteile per Hand zu rechnen, führt ImmoApp Sie durch einen automatisierten Ablauf:

• Belege als PDF oder Foto hochladen – OCR erkennt Betrag, Datum und Kostenart
• Automatische Zuordnung zu umlagefähigen und nicht umlagefähigen Positionen
• Verteilung nach hinterlegtem Schlüssel (Wohnfläche, Personen, Verbrauch, Einheiten)
• Abgleich der geleisteten Vorauszahlungen je Mieter
• Fertige Abrechnung mit Nachzahlung oder Guthaben pro Mietverhältnis
• Versand mit nachweisbarer Zustellung

Welche Kosten sind umlagefähig – und welche nicht?

ImmoApp kennt die abschließende Liste umlagefähiger Betriebskosten nach §2 BetrKV und warnt automatisch, wenn eine nicht umlagefähige Position – etwa Verwaltungskosten, Instandhaltung oder Reparaturrücklagen – in die Abrechnung geraten würde. Das hilft, genau die Fehler zu vermeiden, die Abrechnungen in der Praxis anfechtbar machen.

Auch Sonderfälle wie unterjährige Mieterwechsel, Leerstand oder verbrauchsabhängige Heiz- und Warmwasserkosten nach Heizkostenverordnung werden korrekt berücksichtigt.

Fristen automatisch im Blick

Die Einhaltung der Abrechnungsfrist entscheidet darüber, ob Sie eine Nachzahlung überhaupt noch fordern dürfen. ImmoApp überwacht den Abrechnungszeitraum jeder Einheit und erinnert Sie rechtzeitig, bevor die Jahresfrist nach §556 Abs. 3 BGB abläuft – so behalten Sie die Frist im Blick.

Was kostet eine Nebenkostenabrechnung Software?

Lässt man die Nebenkostenabrechnung extern erstellen, kostet das je nach Anbieter schnell 30–50 Euro pro Einheit und Jahr. ImmoApp rechnet pro Wohneinheit ab und deckt dabei nicht nur die Nebenkostenabrechnung, sondern die gesamte Verwaltung ab – von der Mietabrechnung über das Mahnwesen bis zum Mieter-Portal. Der Preis: 5,00 € netto pro Einheit und Monat, ab 50 Einheiten 3,00 €; ab 100 Einheiten erstellen wir ein individuelles Angebot. Die ersten 45 Tage testen Sie kostenlos.

Ein unverbindliches Erstgespräch zeigt Ihnen, wie viel Zeit und Geld sich für Ihren konkreten Bestand einsparen lässt.